7314 Ｊ－小田原機 2020-01-14 15:10:00
「内部統制システム構築の基本方針」の改定に関するお知らせ [pdf]
2020 年１月 14 日
各 位
会 社 名 株 式 会 社 小 田 原 機 器
代表者名 代 表 取 締 役 社 長 丸山 明義
（コード番号：７３１４）
問合せ先 取 締 役 経 理 部 長 平野 光利
Ｔ Ｅ Ｌ ０４６５－２３－０１２１
「内部統制システム構築の基本方針」の改定に関するお知らせ
当社は、2020年１月14日開催の取締役会において、「内部統制システム構築の基本方針」につ
いて、下記のとおり一部改定することを決議いたしましたので、お知らせいたします。なお、改
定箇所を下線で示しております。
記
内部統制システム構築の基本方針
当社グループ（当社並びに子会社である株式会社オーバルテック及びソタシステム株式会社）は、
社会的責任を果たす永続企業であり続けるために、株主や取引先等のステークホルダーをはじめとす
る社会への貢献と、法令遵守の徹底、適正な利益の追求、経営の透明性と健全性の確保を通じて、社
会的信頼を持続していくことを主眼に企業統治を行っております。
このような理念のもと、当社グループでは、会社法第 362 条第４項第６号並びに会社法施行規則第
100 条第１項及び第３項の規定に従い、次のとおり当社グループの「内部統制システム構築の基本方針」
を決定し、更なる企業価値の向上を図ってまいります。
１．当社及び子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制
当社の関係会社は、子会社である株式会社オーバルテック及びソタシステム株式会社の２社であ
ります。
株式会社オーバルテックにつきましては、当社の取締役及び監査役が当該子会社の非常勤取締役
及び非常勤監査役を兼務することで企業集団の統制を図り、業務の適正を確保しております。また、
当社の取締役会、経営会議及びその他の重要な会議において子会社の取締役等より業務執行の状況
を報告しており、加えて、損失の危険の管理等については当社の規程を準用することにより、当社
と一体的に管理しております。
また、第 39 期（2017 年 12 月期）に子会社化したソタシステム株式会社につきましては、当社の
取締役及び使用人が当該子会社の非常勤取締役及び非常勤監査役を兼務することで、企業集団の統
制を図っておりますが、今後引き続き内部統制システムに関する体制の整備を進めることにより、
業務の適正の確保を図ってまいります。
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２．当社及び子会社の取締役並びに使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するた
めの体制
当社グループは、社会的信頼を持続し、社会的責任を果たす永続企業であり続けるために、コン
プライアンスの徹底が経営の重要課題であると認識しております。当社グループでは、このような
考えのもと、コンプライアンスにおける当社グループ全役職員の行動基準として「行動規範」を定
め、当該規範の啓蒙と継続的な教育により、当社グループ全役職員が高い倫理観に基づいて行動し、
公正且つ透明性の高い経営体制を確立していくことを目指しております。
(1)「コンプライアンスマニュアル」の制定
コンプライアンスにおける当社グループ全役職員の行動基準となる「行動規範」をもとに、業
務執行に係る具体的な行動指針として「コンプライアンスマニュアル」を制定しており、当社及
び子会社の取締役会の適正な運営をはじめ、社内規程の遵守による相互牽制機能の十分な発揮と、
継続的な社員教育の徹底によって法令遵守体制を確立しております。
(2)実効性の高い内部監査の実施
当社グループは、法令遵守体制の監視及び業務執行の適切性の確保を目的として、社長直轄の
組織である内部監査室を設置しております。内部監査室は、各業務が法令及び定められた社内規
程に従って、適正且つ合理的に執行されていることを定期的に監査し、その結果を代表取締役社
長へ報告するとともに、問題がある事項については、速やかに改善をするよう各部署へ指示して
おります。また、当社の内部監査室が定期的に実施する内部監査により、子会社の業務が「関係
会社管理規程」及び当社の経営方針に基づいて、適切に運営されていることを確認する体制とす
ることで、業務の適正を確保しております。
(3)内部通報制度の整備
当社グループは、コンプライアンスに関する相談又は不正行為等の通報の受け皿として内部通
報制度を整備し、通報者の保護を図るため、「内部通報規程」を制定しております。内部通報制
度の適切な運用を通じて、コンプライアンスに係る情報を、全役職員から広く収集いたします。
(4)反社会的勢力との関係遮断
当社グループは、反社会的勢力との関係遮断は企業に課された重要な使命であると認識してお
り、「コンプライアンスマニュアル」において、対応部署及び対応方法を具体的に定め、反社会
的勢力による被害を未然に防ぐとともに、組織として毅然たる態度で対処する姿勢を示しており
ます。また、営業活動等で収集した情報をデータベース化し、それを活用することにより、反社
会的勢力との接触を事前に防止する体制を構築しております。
３．当社及び子会社の取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制
取締役会議事録及び経営会議等重要な会議の議事録並びに稟議書等、当社及び子会社の取締役の
職務の執行に係わる文書及び情報については、文書の取扱い（作成、保存及び廃棄等）について定
めた「文書管理規程」並びに重要情報の取扱いについて定めた「内部情報管理規程」及び「社内情
報管理システム運用規程」に基づき、適切に保存及び管理しております。また、当社及び子会社の
取締役及び監査役は、これらの文書等を常時閲覧できることとしております。
経営に関する重要情報について、閲覧権限を明確化し、さらにそれを周知徹底するとともに、重
要情報の取扱いに関する当社グループ全役職員への経常的な教育を実施し、情報管理体制を強化し
ております。
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４．当社及び子会社の損失の危険の管理に関する規程その他の体制
当社グループは、適切な職務権限の委譲のもと、各役職員の責任の範囲内で日々の事業履行に伴
うリスク管理を行っており、その範囲を超えるものについては、稟議書、その他重要性に応じた会
議体での検討及び承認のプロセスを経ることでリスク管理の適切性を確保しております。この他に、
当社グループに損害を及ぼす様々なリスクについて、リスクに対する具体的な対処方法及び管理の
体制等について定めた「リスク管理規程」を制定し、当該規程に沿って適切なリスク管理体制を整
備しております。また、事前に識別、分析、評価及び予防措置を検討するため、「リスク管理委員
会」を設置しております。
加えて、緊急時、当社グループに損害又は損失等が発生しつつある状況においては、その状況か
らすみやかに脱却することを目的として、「危機管理本部」を設置いたします。
また、地震等の大規模災害により緊急事態に陥った際、業務の早期回復を行うため、発生時から
復旧に向けての対策を織り込んだ「事業継続計画（ＢＣＰ）」を策定しております。
(1)予防的なリスク管理の体制
「リスク管理委員会」は、各部署に係るリスクを事前に識別、分析及び評価のうえ、その予防
措置を検討しております。取締役会において当該検討結果の報告を行うこととし、取締役会は具
体的な対処を各部署に指示するとともに、その進捗を管理しております。また、定期的なリスク
の見直しを実施することにより、リスク管理の実効性を確保しております。
(2)緊急時の体制
当社グループに損害又は損失等が発生しつつある状況においては、その緊急性及び重要性を考
慮した上で、当社の代表取締役社長を本部長とする「危機管理本部」を設置し、損失の極小化に
努めるものといたします。
「危機管理本部」は、その職務を行うために各部門に対して必要な指示又は命令を行い、それ
を受けた役員及び部門は、当該指示又は命令に従って、その職務遂行のプロセスおよび結果につ
いて、迅速且つ適切に危機管理本部に報告をする体制としております。また、事案の対処終了後
には経営会議にて報告するものといたします。
５．当社及び子会社の取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
当社及び子会社は、取締役会を毎月開催するほか、迅速な経営判断を促し、経営効率を向上させ
るため、当社及び子会社の取締役、監査役及び各部関係者が出席する経営会議に加えて、事業環境
の急速な変化に対応すべく、第 42 期（2020 年 12 月期）より事業戦略会議を新設し、毎月定期的に
（必要な場合は随時）開催するものといたします。これらの会議体において、取締役会付議事項の
事前審議並びに経営課題全般及びリスク管理に係る事項を検討し、適切な運営を図ってまいります。
(1)経営状態の管理
当社グループは、現在及び将来の事業環境を踏まえ、中期的な経営指標となる中期経営計画を
策定しております。この中期経営計画に基づいて、各部署は計画達成に向けた具体策を立案及び
実行し、その進捗状況を事業戦略会議、経営会議及び取締役会に対して定期的に報告するものと
いたします。また、年度予算を当該中期経営計画達成のための重要なマイルストーンとして位置
づけており、事業戦略会議、経営会議及び取締役会において年度予算の達成状況を管理すること
により、業務執行を適切に監督いたします。
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(2)業務執行の管理
「業務分掌規程」、「職務権限規程」及びその他の社内規程に基づき、当社グループ全役職員
の業務分担及び権限を明確に分別し、適正な管理水準を維持できる体制としております。
また、重要な案件については、稟議書又はその他重要性に応じた会議体での検討及び承認のプ
ロセスを経ることにより、効率性と網羅性の双方を高い水準で確保しております。
６．当社及び子会社の監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使
用人に関する事項及び当該使用人の取締役からの独立性に関する事項並びに当該使用人に対する
指示の実効性の確保に関する事項
現在、当社及び子会社の監査役の職務を補助すべき使用人は専任ではおりませんが、監査役から
の求めに応じて職務を補助するための使用人を置くこととし、その人事については事前に取締役と
監査役が意見交換を行い、決定することといたします。監査役の職務を補助すべき使用人を置く場
合、当該使用人は業務執行上の指揮命令系統には属さず、監査役の指示命令に従うものとし、その
ことを当社及び子会社の取締役及び使用人に周知することで、監査役の指示の実効性を確保するも
のといたします。
また、前述の使用人の任命、解任、評価、人事異動、懲戒及び賃金等の改定については監査役会
の同意を得た上で決定することとし、取締役からの独立性を確保するものといたします。
７．当社及び子会社の取締役及び使用人が監査役に報告するための体制その他の監査役への報告に関
する体制
当社及び子会社の監査役は、当社及び子会社の取締役会、経営会議及びその他の重要な会議に出
席するほか、当社及び子会社の取締役及び使用人から、重要事項の報告を受けるものとします。ま
た、当社及び子会社の取締役及び使用人は、会社に重大な損失を与える事項が発生したとき、発生
するおそれがあるとき、違法又は不正な行為を発見したとき又はその他監査役会が報告すべきと定
めた事項が生じたときは、遅滞なく監査役に報告するものといたします。なお、当社及び子会社の
取締役及び使用人が当該報告をしたことで不利な取扱いを受けないよう保護する旨を、「内部通報
規程」にて定めております。
当該報告体制に関する実効性を確保するため、「監査役会規程」及び監査役監査基準に基づいて、
①監査役が出席すべき会議 ②監査役に議事録を送付し閲覧に供すべき会議 ③監査役に定例的に
又は随時報告すべき事項を明確に定め、当社及び子会社の取締役に対して周知いたします。
８．当社及び子会社の監査役の職務の執行について生ずる費用の前払又は償還の手続きその他の当該
職務の執行について生ずる費用又は債務の処理に係る方針に関する事項
当該方針は特に定めておりませんが、当社及び子会社の監査役の職務の執行について生じた費用
は、取締役の職務の執行について生じた費用と同様に処理しております。
９．その他当社及び子会社の監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制
当社及び子会社の監査役は、会計監査人及び内部監査室と定期的な報告会を開催し、積極的に意
見及び情報の交換を行い、効果的な監査を実施するよう努めております。また当社及び子会社の監
査役及び監査役会は、当社の代表取締役社長と定期的に会合をもち、当社の代表取締役社長の経営
方針を確認するとともに、当社グループが対処すべき課題、当社グループを取り巻くリスクのほか、
当社及び子会社の監査役監査の環境整備の状況及び監査上の重要課題等について意見を交換し、当
社の代表取締役社長との相互認識と信頼関係を深めるよう努めております。
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10．財務報告の信頼性確保のための体制
当社グループは、財務報告の信頼性の確保及び適正な財務諸表の作成のため、「財務報告に係る
内部統制基本方針書」を定め、当社の代表取締役社長の指示のもと内部統制システムを構築してお
ります。また、本システムが適正に機能し、運用が継続されるように評価及び是正を行ってまいり
ます。
以 上
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